Hoe organiseer ik…(2)

Hoe organiseer ik een (bijna) paper-less omgeving?
Een tijd geleden zei een (inmiddels oud-) collega tegen mij: “Hoe meer we met computers werken, hoe meer papier we verzamelen”. Het zou nl. de bedoeling zijn, dat als we meer zouden opslaan op de harde schijf van de computer, of meer met externe bestandsdragers zouden werken, we minder papier nodig zouden hebben.
Helaas bleek het tegenovergesteld te zijn: we produceerden alleen maar meer papier.

Contracten, overeenkomsten, terubelnotities, noem het maar op.
Op een gegeven moment was daar de digitale agenda. Het leek zo ideaal: een afspraak kon in de mobiele telefoon worden gezet en het bestand zou (automatisch) synchroniseren met het systeem op kantoor. In het begin van deze automatisering liep het nog wel eens fout, omdat het systeem alleen ’s nachts ging updaten. Of de bestanden konden helemaal niet gesynchroniseerd worden. Een kleine ramp.
Bovendien zag je dat gebruikers van een digitale agenda eerst allerlei handelingen moesten verrichten voordat ze konden plannen, terwijl de deelnemers met een papieren agenda veel sneller waren.
Ergo: het was niet handig en de één na de ander kwam toch weer met een papieren agenda.
Het was een prima oplossing om tot een paper-less office te komen, maar in de praktijk niet altijd haalbaar.

Hoe gaan wij richting minder papier?

* Een krant lees ik door de week digitaal en alleen op zaterdag lees ik de papieren versie.
* Op onze brievenbus hebben wij een sticker NEE/JA. Wij krijgen geen folders, maar wel de lokale krant.
Als wij de prijs van iets willen weten, zoeken we die op op internet, net als aanbiedingen.
* Op mijn telefoon heb ik de app van Albert Heijn geïnstalleerd. In deze app is het mogelijk om een boodschappenlijstje samen te stellen. Er is ook een app voor de Allerhande, het blad van Albert Heijn.
* In plaats van een kopietje maken van belangrijke informatie, maak ik vaak even een foto met mijn mobiele telefoon.
* Ik heb de Bambook notebook gekocht. Lees hier het artikel wat ik erover schreef en de voordelen.

Bambook
* Belangrijke documenten van instanties die we via de mail ontvangen, print ik niet uit, maar sla ze op op onze externe schijf. (zie onder bij Hoe bewaar ik …Foto’s)
* Boardingpass: Als je online incheckt voor een vliegreis, worden de links met de boardingspass via de mail naar je toe gestuurd. In plaats van ze uit te printen, slaan wij ze op in de app “Wallet”.
* Op kantoor heb ik een aparte digitale map op de computer staan met daarin o.a. aanmeldingsformulieren en declaratieformulieren. Als er een document nodig is, hoef ik alleen maar de benodigde hoeveelheid te printen.
* Nieuw zijn de papieren tassen die als vervanging van een plastic tasje in de winkel worden meegegeven. Ik bewaar ze in de kast en hergebruik ze tot het echt niet meer kan.

Hoe bewaar ik...

Foto’s: in principe maak ik alleen maar digitale foto’s. De foto’s die ik wil bewaren zet ik in mapjes op een externe schijf met een capaciteit van 1 TB. (gekocht bij de Mediamarkt)

RICOH IMAGING

Diploma’s/certificaten: De papieren die waarde hebben zoals diploma’s en certificaten, documenten van de auto, bewaar ik in een documentenfolder. Een kunststof map met 12 vakjes (ik heb ‘m voor een paar euro bij de HEMA gekocht) waarin alle belangrijke papieren netjes bewaard blijven.

Tekeningen/werkjes van de kids:  Voor ons allemaal heb ik ooit een bewaarbox gekocht waar we onze leukste en meest bijzondere spullen in bewaren waaronder tekeningen van de basisschool.

Oud papier
Oud papier verzamelen we in een tas in de garage voordat het in de papiercontainer verdwijnt.
Oude stukken krant gebruik ik onderin een afvalbakje.
Oude enveloppen worden hergebruikt voor kleine notities of een boodschappenlijst. (voor een andere winkel dan Albert Heijn)
Gelezen tijdschriften geef ik meestal door aan familie of vrienden.

Ik wens jullie alvast een goed en zonnig weekend.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s